Een uurtarief bepalen: kosten, declarabele uren en marge

Begin bij je gewenste netto-inkomen

Je uurtarief begint niet bij de markt, maar bij je privébehoefte. Bereken welk bedrag je per maand minimaal nodig hebt voor huur of hypotheek, boodschappen en overige rekeningen; ná aftrek van bedrijfskosten en belasting moet je tarief dat bedrag overhouden (KVK). Pensioenopbouw en een arbeidsongeschiktheidsverzekering betaal je privé, net als reserveringen voor een kapot apparaat thuis en voor vakantie (KVK).

Vanuit je bedrijf is meer nodig dan dat nettobedrag: over de winst uit je eenmanszaak of je winstaandeel als vennoot in een vof betaal je inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering; ondernemersaftrek of de MKB-winstvrijstelling is mogelijk (KVK). Bridgefund noemt een gewenste netto-opbrengst van € 50.000 per jaar als voorbeeld voor de rest van de berekening en adviseert tarieven die andere ondernemers online noemen terzijde te leggen.

De NVJ zet het streefinkomen als stap 1: tel bij je streefinkomen je bedrijfskosten, sociale lasten en een belastingreservering op en deel de uitkomst door het aantal factureerbare uren. Dat is je taakstellende uurtarief.

Zet je zakelijke kosten en reserveringen op een rij

KVK noemt als zakelijke kostenposten: administratie, verkoop- en representatiekosten, autokosten, huisvestingskosten, rentekosten, afschrijvingskosten en zakelijke verzekeringskosten. Als freelancer betaal je daarnaast posten die bij een arbeidsovereenkomst door de werkgever worden betaald. De NVJ rekent met vakantietoeslag 8%, vakantiedagen (25 dagen, op jaarbasis 8%), werkgeversdeel pensioenpremie circa 15%, werkgeversdeel WW/WIA/WGA circa 13% tot 14% en werkgeversdeel zorgverzekering circa 7%. Overhead zoals werkruimte, verwarming, computer, materiaal, telefoonkosten, boekhouder en verzekeringen wordt doorgaans op 20% gesteld.

Volgens de NVJ horen de zorgverzekering en zakelijke verzekeringen als bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, rechtsbijstand en arbeidsongeschiktheid in je kostenopstelling. Je zakelijke kosten trek je van je omzet af; wat overblijft is winst, het inkomen waarover je inkomstenbelasting betaalt en waarvoor je dus reserveert.

De NVJ merkt op dat die percentages persoonlijke keuzes zijn: je bepaalt zelf of je 8% van je jaarinkomen aan vakantie besteedt en of je 25 dagen of meer per jaar vrij neemt. Een laptop-only praktijk kan lagere kantoorkosten hebben, terwijl investeringen in bijvoorbeeld fotoapparatuur of een arbeidsongeschiktheidsverzekering de kosten opdrijven. In dezelfde stap geeft de NVJ de vuistregel dat een zelfstandige met een vergelijkbaar besteedbaar inkomen als een collega in vaste dienst per maand minimaal 50% meer omzet nodig heeft dan het cao-loon van die collega.

Belangrijkste kostenposten voor ZZP’ers

• Zakelijke kosten (KVK) — Administratie, autokosten, huisvesting, rente, afschrijving, verzekeringen

Onderscheid declarabele en niet-declarabele uren

Declarabele uren zijn uren die je één op één aan een klant kunt doorfactureren (Gekko). Dat geldt niet alleen bij uurtje-factuurtje: ook bij facturering per dagdeel of per opdracht vallen de aan de klant bestede uren onder declarabele uren. Het zijn betaalde werkuren.

Niet-declarabele uren zijn onbetaalde uren die wel bij het ondernemerschap horen. Gekko noemt administratie, acquisitie van nieuwe klanten en marketingactiviteiten als voorbeelden. Niemand betaalt je ervoor, maar ze kosten wel beschikbare tijd.

Voor de Belastingdienst is dat onderscheid niet bepalend voor het urencriterium: alle uren die je aan je onderneming besteedt tellen mee, niet alleen wat je in rekening brengt. Offertes maken, administratie bijhouden en je zakelijke website bouwen tellen mee. Beschikbaar zijn zonder werkzaamheden niet: in het voorbeeld van een webhostingbedrijf mag je de 4 uur tellen waarin je een storing oplost, maar niet de overige weekenduren waarop je telefonisch bereikbaar was.

Bereken je declarabele uren realistisch

De NVJ rekent voor: werk je 8 uur per dag, ongeveer 20 dagen per maand, dan heb je circa 160 uur per maand beschikbaar voor je onderneming — vergelijkbaar met een werknemer in dienstverband. Veertig uur per week declareren is onmogelijk: over het algemeen gaat 20% tot 30% van de tijd zitten in administratie, acquisitie, kennis bijhouden en marketing, minimaal een dag per week.

Als noemer voor je tarief houd je dus 112 tot 128 uur per maand over (160 uur minus 20% tot 30%), oftewel ruwweg 1.344 tot 1.536 declarabele uren per jaar. Je gewerkte totaal blijft rond 1.920 uur per jaar liggen; het urencriterium gaat dus over totale werktijd, niet over factureerbare tijd.

Reken met de onderkant van die bandbreedte als je net start of veel aan acquisitie moet doen, en met de bovenkant bij een gevulde orderportefeuille en terugkerende klussen. Leg je aannames vast, zodat je ze later kunt bijstellen op basis van werkelijk geregistreerde uren.

Bereken je uurtarief met de formule

De NVJ-formule: (streefinkomen + bedrijfskosten + sociale lasten + reservering voor belasting) ÷ aantal factureerbare uren = je taakstellende uurtarief. KVK gebruikt dezelfde bouwstenen in de rekentool uurtarief berekenen: bedrijfskosten, gewenst netto-inkomen, te betalen belasting plus inkomensafhankelijke premie en declarabele uren.

Rekenvoorbeeld met ronde bedragen: stel je wilt € 40.000 netto per jaar overhouden, je bedrijfskosten zijn € 12.000 per jaar, je reservering voor pensioen en arbeidsongeschiktheid € 6.000, en je reserveert € 10.000 voor inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering. Dan moet je omzet € 68.000 bedragen. Bij 1.300 declarabele uren is dat € 52,31 per uur; bij 1.100 declarabele uren € 61,82 per uur. De noemer heeft dus minstens zoveel invloed als je kosten.

Vul je werkelijke bedragen in plaats van deze voorbeeldbedragen. Gebruik voor de belastingcomponent je eigen berekening of die van je boekhouder, want die bepaalt het bedrag dat je bovenop je netto-inkomen moet verdienen.

Bepaal je marge en buffer

Bridgefund stelt dat het uurtarief van zzp'ers vaak eerder te laag dan te hoog is, gezien alle kosten die ze zelf dragen, en noemt als vuistregel: verdubbel het uurloon van een werknemer vanwege extra verantwoordelijkheden en kosten. De NVJ komt in dezelfde richting uit: haal minimaal 50% meer omzet binnen dan het cao-loon van een vergelijkbare collega in dienst.

Naast kosten en belasting draag je als ondernemer risico's die een werknemer niet draagt: ziekte, arbeidsongeschiktheid, tegenvallende opdrachten en noodzakelijke investeringen. Die kun je niet allemaal in je kostprijs verwerken zonder marge. Je dekking kies je zelf: een arbeidsongeschiktheidsverzekering is een privé-uitgave die je in je uitgavenpatroon opneemt (KVK), of je reserveert zelf een bedrag in je tarief. Voor fiscale regelingen bij arbeidsongeschiktheid bestaat een verlaagd urencriterium van 800 uur in plaats van 1.225 uur voor de startersaftrek (Belastingdienst).

Zet de marge apart als buffer, niet als vrij besteedbaar inkomen. Zo raakt een paar maanden zonder opdrachten of een kapotte laptop niet direct je privé-uitgaven.

Toets je tarief aan de markt en je positionering

Kijk wat andere ondernemers voor hetzelfde werk vragen (KVK). Zit jouw tarief veel hoger of lager, zorg dan dat je goed kunt uitleggen waarom. Ben je beter of unieker dan anderen in je vak, dan kun je vaak een hoger tarief vragen; doe je hetzelfde als veel anderen, dan is een lager tarief soms logischer.

Bridgefund noemt specialisatie, concurrentie en projectduur als factoren die het uurtarief beïnvloeden, en adviseert individuele omstandigheden mee te wegen in plaats van één getal te kiezen dat goed voelt. De NVJ voegt toe dat het journalistieke product een waarde vertegenwoordigt die niet uit de lucht is gegrepen, en dat een goede onderbouwing van de prijs helpt tegenover opdrachtgevers.

Vergelijk je tarief met je eigen kostprijsberekening, niet met een rond getal uit je omgeving: alleen dan weet je of een afwijking naar boven of beneden ruimte laat voor je kosten, declarabele uren en marge.

Voordelen en nadelen van een hoog vs. laag uurtarief

Onderbouw je tarief naar opdrachtgevers

Maak je tariefstructuur zichtbaar (NVJ). Laat concreet zien welke posten in je tarief zitten — bedrijfskosten, sociale lasten en verzekeringen, pensioen- en ziektebuffer, belastingreservering — en met hoeveel declarabele uren je rekent. Je hoeft je privé-inkomen niet te openbaren, maar kunt wel uitleggen dat een zelfstandige vakantietoeslag, vakantiedagen, pensioendeel en het werkgeversdeel van verzekeringen zelf financiert.

Omdat declarabele uren ook per dagdeel of per opdracht kunnen worden gefactureerd (Gekko), leid je je dagtarief of projectprijs uit dezelfde berekening af als je uurtarief. Zo blijft je prijs consistent en vertel je bij onderhandeling over een dagtarief of vaste prijs hetzelfde verhaal.

KVK adviseert je afwijking van de markt te kunnen uitleggen: zit je hoger of lager, dan moet daar een reden voor zijn. Gebruik je berekening als die reden — kosten, aantal declarabele uren en de mate waarin jouw aanbod afwijkt van dat van vakgenoten.

Houd je uren bij voor urencriterium en onderbouwing

Alle uren die je aan je onderneming besteedt tellen mee voor het urencriterium, dus ook niet-gefactureerde tijd als offertes maken, administratie bijhouden en je zakelijke website bouwen (Belastingdienst). Beschikbaarheid zonder werkzaamheden telt niet mee.

Voor het urencriterium moet je in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteden en meer tijd aan je onderneming besteden dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld in loondienst; was je in een van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer, dan geldt alleen de eerste voorwaarde. Start of stop je in de loop van het jaar, dan mag je de 1.225 uur niet herrekenen naar de periode dat je ondernemer bent: wie op 1 juli start, moet in die zes maanden alsnog 1.225 uur halen. Bij arbeidsongeschiktheid bestaat een verlaagd urencriterium van 800 uur, en niet-gewerkte uren tijdens zwangerschap tellen over in totaal 16 weken mee als gewerkte uren.

Maak je uren aannemelijk met je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen (Belastingdienst). Betaald of onbetaald maakt voor het urencriterium niet uit, maar de bewijslast is eenvoudiger bij betaalde uren: een factuur met daarop drie gedeclareerde uren wordt vrijwel altijd geaccepteerd, terwijl 'drie uur nagedacht over de strategie' lastiger te onderbouwen is (Gekko).

Valkuilen en snelle controle

Loop deze controle langs voordat je een tarief afspreekt. Heb je alle kostenposten meegenomen die KVK noemt — administratie, verkoop- en representatiekosten, autokosten, huisvesting, rente, afschrijving en zakelijke verzekeringen — plus de werkgeverslasten die de NVJ opsomt (vakantietoeslag, vakantiedagen, pensioendeel, WW/WIA/WGA-deel, zorgverzekeringsdeel) en overhead van rond 20%? Reken je niet te veel uren als declarabel, terwijl 20% tot 30% van je tijd naar administratie, acquisitie, kennis bijhouden en marketing gaat?

Bridgefund constateert dat veel zzp'ers te weinig vragen doordat ze niet al hun kosten meenemen, en de NVJ stelt dat 40 declarabele uren per week onmogelijk is. Komt je tarief alleen uit wanneer je vrijwel elke werkweek volledig factureert, dan is het te laag.

Vergelijk je uitkomst ten slotte met een vergelijkbaar loondienstverband: de NVJ rekent met minimaal 50% meer omzet dan het cao-loon van een collega in dienst voor een vergelijkbaar besteedbaar inkomen, en Bridgefund noemt het verdubbelen van een werknemersuurloon als vuistregel. Blijft je tarief daar ruim onder, controleer dan of je declarabele uren te hoog hebt ingeschat of kosten en reserveringen bent vergeten.