Btw-tarieven en prijsweergave: waar moet je op letten?

Btw en prijsweergave: eerst je verkoopsituatie bepalen

Je btw-tarief en de vraag of je prijzen inclusief of exclusief btw toont, hangen niet van je voorkeur af, maar van twee kenmerken van de transactie: is de klant consument of bedrijf, en zit die klant in Nederland, in een ander EU-land of buiten de EU. Lever je aan een bedrijf binnen de EU, dan geldt 0% btw en wordt de btw verlegd naar de afnemer. Verkoop je aan een consument in een ander EU-land, dan bepaalt de hoogte van je verkopen of je Nederlandse btw mag rekenen of het btw-tarief van het land van de klant moet toepassen. Exporteer je buiten de EU, dan is de levering btw-vrij, maar moet je de uitvoeraangifte en documenten goed bijhouden. De regels voor prijsweergave aan consumenten zijn streng en gelden niet alleen op je website, maar ook in advertenties en offline prijsuitingen.

Prijs voor consumenten: inclusief btw en alle verplichte kosten

Een verkoopprijs voor consumenten is inclusief btw en inclusief bijkomende kosten. Dat geldt verplicht in elk aanbod. Vermeld de prijs in euro's; het btw-bedrag zelf hoeft niet apart. Moet je volgens het Besluit prijsaanduidingen producten ook een prijs per meeteenheid geven, toon dan de verkoopprijs plus de prijs per eenheid — bijvoorbeeld op een prijskaartje: 5 euro (prijs per kilo 10 euro). Bij een aanbod in een reclamefolder, catalogus, webwinkel of online advertentie vermeld je bovendien de periode waarin je prijzen geldig zijn.

Bijkomende kosten zijn kosten die de consument niet kan kiezen. Ze horen in de verkoopprijs. Denk aan administratiekosten, boekingskosten, toeslagen, heffingen en belastingen, verzendkosten, servicekosten, voorrijkosten, rijklaarmaakkosten, een recyclingbijdrage, schoonmaakkosten, offertekosten, transactiekosten en printkosten. Laat je zulke kosten toch buiten de getoonde prijs, dan mogen consumenten ze weigeren te betalen of later terugvragen. Hangt de hoogte af van de bestelling, voeg dan een berekening of een logisch voorbeeld toe met wat voor soort kosten er bijkomen en hoe je ze berekent. Voorbeeld: 450 euro per week voor een vakantiehuisje, plus 10 euro per persoon voor beddengoed en 10 euro boekingskosten, met de periode erbij; bij een boeking voor vier personen geef je direct het totaalbedrag van 500 euro (inclusief beddengoed en boekingskosten).

Extra opties waarvoor de consument zelf kiest en apart betaalt, vermeld je los van de verkoopprijs — bijvoorbeeld een annuleringsverzekering, ontbijt of diner, of een parkeerkaart. Pas als de klant een optie kiest, tel je de kosten bij de prijs op. Opties vooraf aanvinken of standaard aan een bestelling toevoegen mag niet.

Zakelijke klanten: wanneer mag je prijzen excl. btw tonen?

Prijzen vermeld je in de regel inclusief btw. Prijzen exclusief btw tonen mag alleen als je webwinkel uitsluitend en alleen op zakelijke klanten is gericht en je dat duidelijk communiceert. Artikel 38 van de Wet op de Omzetbelasting 1968 verbiedt de ondernemer om aan anderen dan ondernemers en publiekrechtelijke lichamen goederen en diensten aan te bieden tegen prijzen met zodanige aanduidingen dat de omzetbelasting niet in de prijzen zou zijn begrepen. Voor transacties op afstand geldt daarnaast artikel 7:46c BW: tijdig voordat de koop op afstand wordt gesloten, moet onder meer de prijs, met inbegrip van alle belastingen, duidelijk en begrijpelijk worden verstrekt. Ook de Wet oneerlijke handelspraktijken (artikel 193e BW) vereist de prijs inclusief belastingen. Een kleine disclaimer met 'ex. btw' onderaan de pagina verandert daar niets aan als je aan consumenten verkoopt.

Om de uitzondering te kunnen gebruiken, moet het voor consumenten onmogelijk zijn om te bestellen. Vraag in het afrekenproces verplicht om een bedrijfsnaam en een btw- of KVK-nummer; een optioneel veld is niet voldoende. Communiceer daarnaast duidelijk op je webwinkel dat je alleen aan bedrijven verkoopt. Verkoop je voor het overgrote deel aan zakelijke klanten maar kunnen consumenten toch bestellen, dan moet je de prijzen ook inclusief btw weergeven. De regels gelden niet alleen online: een groothandel die ook consumenten binnenlaat, is verplicht de prijs inclusief btw te tonen, in de winkel en in reclame.

Toon je prijzen exclusief btw? Voordelen en risico's

Btw-tarief bij grensoverschrijdende verkoop: B2B, B2C en export

Verzend je vanuit Nederland goederen naar een zakelijke klant in de EU, dan is dat een intracommunautaire levering. Daarvoor geldt het 0%-btw-tarief: je brengt geen btw in rekening, maar vermeldt op de factuur wel het btw-nummer van de klant. De btw wordt verlegd naar de afnemer, die de btw in eigen land aangeeft; jij hoeft die btw niet af te dragen. De btw die je zelf hebt betaald over kosten die direct met deze levering te maken hebben, mag je in je btw-aangifte aftrekken. Heeft je klant geen geldig btw-nummer, dan is een intracommunautaire levering niet mogelijk en pas je de regels voor verkoop aan consumenten toe. De inkomsten uit intracommunautaire leveringen geef je op in de ICP-opgaaf, per afnemer op basis van het btw-nummer en met het bijbehorende bedrag.

Lever je aan particulieren of andere klanten die geen btw-aangifte doen — zoals vrijgestelde ondernemers of rechtspersonen zonder btw-nummer — dan gelden de regels voor afstandsverkopen binnen de EU. Blijf je met die verkopen onder de drempel van €10.000, dan mag je Nederlandse btw rekenen en afdragen via je normale btw-aangifte. Kom je daarboven, dan pas je het btw-tarief van het land van de klant toe. Voor consumentenverkopen in andere EU-landen kun je het eenloketsysteem (OSS) gebruiken, waarmee je één centrale btw-aangifte doet.

Exporteer je buiten de EU, dan is de levering btw-vrij, maar moet je de uitvoeraangifte en de bijbehorende documenten goed bijhouden. Voor je prijsweergave betekent dit dat één vast btw-percentage op je site niet in elke situatie klopt: aan consumenten in Nederland toon je een prijs inclusief Nederlandse btw, terwijl bij een zakelijke EU-klant met geldig btw-nummer 0% btw geldt en de heffing naar de afnemer verschuift. Laat je checkout het tarief volgen dat bij het land en het klanttype hoort, en houd bij welke klanten zakelijk zijn, zodat de getoonde prijs en de btw op de factuur en in je aangifte hetzelfde verhaal vertellen.

Btw-tarieven bij grensoverschrijdende verkoop: B2B vs B2C vs export

Belangrijke drempels en tarieven voor btw-berekeningen

• Drempel voor Nederlandse btw bij B2C in EU — €10.000 per jaar

Checklist voor je aanbod, checkout en administratie

Controleer je aanbod, checkout en administratie op de punten uit de vorige secties: consumentenprijzen inclusief btw en bijkomende kosten, extra opties los en niet vooraf aangevinkt, en de B2B-uitzondering alleen als consumenten niet kunnen bestellen. Controleer daarnaast je grensoverschrijdende administratie: het juiste btw-tarief, OSS waar nodig, het btw-nummer en de ICP-opgaaf bij zakelijke EU-klanten, en de uitvoeraangifte en documenten bij export buiten de EU.

Veelgemaakte fouten die je beter voorkomt

Veelgemaakte fouten zijn: prijzen exclusief btw tonen aan consumenten, ook met een kleine disclaimer; de B2B-uitzondering claimen terwijl consumenten kunnen bestellen; bijkomende kosten pas bij het afrekenen tonen in plaats van in de verkoopprijs of een duidelijke berekening; extra opties vooraf aanvinken of standaard toevoegen; een ongeldig btw-nummer gebruiken bij een intracommunautaire levering; en exporteren buiten de EU zonder de uitvoeraangifte en documenten te bewaren.

Zo houd je btw en prijsweergave consistent

Stem je prijscommunicatie en administratie af op dezelfde verkoopsituatie. Leg per klant en factuur het toegepaste btw-tarief en de onderbouwing vast, inclusief het btw-nummer bij intracommunautaire leveringen en de uitvoeraangifte bij export.