Prijzen bepalen voor je dienst of product: kosten, marge en btw

Bepaal je kostprijs: direct, indirect, vast en variabel

Zet eerst alle kosten op een rij die je voor je product of dienst maakt. Directe kosten maak je rechtstreeks voor je product, zoals inkoop- of productiekosten. Maak je een schoen, dan zijn lijm, leer en naaigaren voorbeelden van directe kosten.

Indirecte kosten zijn niet rechtstreeks aan het product toe te schrijven, maar wel nodig. Denk aan energie voor de naaimachine; diezelfde energie gebruik je ook voor de verlichting van je bedrijfspand.

Daarnaast heb je vaste en variabele kosten. Vaste kosten gelden voor je hele bedrijf en heb je altijd, ook als je meer of minder producten maakt dan gebruikelijk. Voorbeelden: personeelskosten voor vaste werknemers en afschrijvingskosten voor machines. Variabele kosten hangen af van het aantal producten dat je maakt of inkoopt, zoals de inhuur van tijdelijk extra personeel of vervoerskosten als je meer producten maakt. Neem al deze kosten mee in je prijs.

Tel je winstmarge op de kostprijs

Je verkoopprijs bestaat uit je kosten plus een winstmarge. Die marge is het bedrag dat je per product of dienst vraagt voor je tijd en werk.

Je mag zelf de prijs voor je product of dienst vaststellen. Maak echter geen prijsafspraken met andere ondernemers; de prijs die je vraagt, bepaal je zelf.

Houd je wel aan de regels, bijvoorbeeld voor btw en consumenteninformatie. Je concurrenten mogen je prijs niet met je afspreken.

Kies het juiste btw-tarief voor je product of dienst

Meestal breng je je klant ook btw in rekening. Je berekent de btw als een percentage over je prijs.

Of je 21%, 9%, 0% of een vrijstelling toepast, hangt af van het soort product of dienst. Nederland heeft drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Daarnaast bestaan vrijstellingen; een vrijstelling is geen vierde btw-tarief. In overzichten staat vaak 21% voor de meeste goederen en diensten, 9% voor onder meer voedsel, boeken en personenvervoer, en 0% voor export buiten de EU.

Blijft je omzet per kalenderjaar op € 20.000 of minder? Kijk dan of je kunt deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR).

Btw-tarieven in Nederland: Toepassing per product of dienst

Belangrijkste regels voor kleine ondernemers (KOR)

• Afspraken over prijzen — Verboden met concurrenten

Reken btw inclusief en exclusief correct uit

Van exclusief naar inclusief btw: vermenigvuldig je nettobedrag met factor 1,21 bij 21% of met 1,09 bij 9%. Voorbeeld: € 100 × 1,21 = € 121,00 en € 100 × 1,09 = € 109,00.

Van inclusief naar exclusief btw: deel het brutobedrag door 1,21 of 1,09. Voorbeeld: € 121 ÷ 1,21 = € 100,00. Een andere methode: € 200 inclusief btw bij 21% is € 200 : 121 × 100 = € 165,29 exclusief btw.

Alleen het btw-bedrag berekenen: bruto × tarief/(1+tarief). Voorbeeld: € 121 × (0,21 ÷ 1,21) = € 21,00.

Let op de veelgemaakte fout: trek niet zomaar 21% van een bedrag inclusief btw af. € 121 min 21% is € 95,59, terwijl het juiste nettobedrag € 100 is.

Stappenplan: Btw berekenen (exclusief naar inclusief en omgekeerd)

1. 5. Alleen het btw-bedrag berekenen — Bruto × (tarief / (1 + tarief))

Handel in margegoederen: btw over je winstmarge

Handel je in margegoederen, dan mag je de btw over de winstmarge berekenen in plaats van over de verkoopprijs. De margeregeling geldt zowel bij inkoop van partijen als bij inkoop per stuk. In beide gevallen bereken je de btw over het verschil tussen inkoop- en verkoopprijs.

Voorbeeld: je koopt als handelaar een gebruikte fiets van een particulier voor € 200 en wilt € 100 winst maken. Btw van 21% over je winstmarge is 21/100 × € 100 = € 21. De verkoopprijs wordt dan € 200 + € 100 + € 21 = € 321. Je kunt de verschuldigde btw ook berekenen als (€ 321 - € 200) × 21/121 = € 21.

Op je facturen mag je geen btw vermelden. Je moet wel een administratie bijhouden. Koop je een partij goederen voor één prijs en verkoop je die daarna per stuk? Splits dan de inkoopprijs in de verhouding van de vermoedelijke verkoopprijzen van de afzonderlijke goederen. Voor kunst, antiek, verzamelvoorwerpen en auto-onderdelen bereken je btw op een andere manier. Mag je klant btw aftrekken? Dan mag je ook kiezen voor de normale btw-regels. Wil je de KOR gebruiken? Ga dan uit van het bedrag waarvoor je de goederen hebt verkocht, niet van de winstmarge.

Margeregeling vs. normale btw-regels voor margegoederen

Vermeld prijzen correct aan consumenten

Volgens de ACM vermeld je voor consumenten een verkoopprijs inclusief btw en bijkomende kosten. Dat is verplicht in elk aanbod. Geef de prijs in euro's; het btw-bedrag zelf hoeft er niet apart bij te staan.

Neem alle bijkomende kosten op in je verkoopprijs als dat kan. Voorbeelden zijn administratiekosten, boekingskosten, toeslagen, heffingen en belastingen, verzendkosten, servicekosten, voorrijkosten, rijklaarmaakkosten, recyclingbijdrage, schoonmaakkosten, offertekosten, transactiekosten en printkosten. Hangt de hoogte af van de bestelling, voeg dan een berekening of een logisch voorbeeld toe.

Extra opties vermeld je apart van de verkoopprijs. Pas wanneer je klant een optie kiest, tel je de kosten bij de prijs op. Geef ook de prijs per meeteenheid als het Besluit prijsaanduidingen producten dat vereist. Bij een aanbod in een reclamefolder, catalogus, webwinkel of online advertentie vermeld je ook in welke periode je prijzen geldig zijn.

De hoogte van je verkoopprijs bepaal je zelf, zonder invloed van je leverancier.

Prijzen correct vermelden aan consumenten (ACM-regels)

Pas je prijs aan bij hogere kosten of inflatie

Je mag je prijs verhogen wanneer je kosten stijgen, bijvoorbeeld door inflatie of hogere energie- en grondstofprijzen.

De overheid mag alleen ingrijpen als de economie er zo slecht voorstaat dat maatregelen nodig zijn. Dan kan de overheid bijvoorbeeld een maximale prijs voor producten of diensten vaststellen. Dit staat in de Prijzenwet.

Nieuwe boeken vormen een uitzondering. Uitgevers en importeurs bepalen een vaste boekenprijs, waardoor nieuwe boeken in elke winkel voor dezelfde prijs te koop zijn. Voor e-boeken geldt dat niet.

Houd incourante voorraad en afwaardering in de gaten

Aan het einde van elk boekjaar bepaal je de waarde van de voorraden die op dat moment in je bedrijf aanwezig zijn. Normaal waardeer je de voorraad tegen kostprijs. Alleen voor incourante goederen mag je een lagere waarde dan de kostprijs aanhouden. Dat zijn producten die moeilijk te verhandelen zijn, zoals kleren en schoenen die uit de mode zijn.

Het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde mag je dan als kosten opvoeren en aftrekken van de opbrengsten.

Handel je in textiel, kleding, meubelen of stoffering? Dan moet je vaste percentages toepassen bij afwaardering. In de Staatscourant 2023, nummer 4100 staat welke afwaarderingspercentages je maximaal mag gebruiken.