Offertes en opdrachtbevestiging: welke afspraken leg je vast?

Offerte en opdrachtbevestiging: twee momenten, andere functie

Een offerte is een aanbod. Een opdrachtbevestiging legt de afspraken vast die daarna gelden. De overeenkomst ontstaat door aanbod en aanvaarding (artikel 6:217 BW). Dat mag mondeling of schriftelijk: voor een overeenkomst van aanneming is dit vormvrij. Accepteert de opdrachtgever jouw concrete aanbod ongewijzigd, dan zit je juridisch aan elkaar vast. De offerte bepaalt of er een overeenkomst ontstaat; de opdrachtbevestiging legt vast wat precies is afgesproken.

Het praktische verschil: de offerte beschrijft het aanbod waarop de klant ja of nee zegt. De opdrachtbevestiging zet de opdrachtspecifieke afspraken definitief vast. Algemene voorwaarden gelden voor al je klanten, bijvoorbeeld voor levering, betaling en garantie. Zet je specifieke afspraken niet in de offerte of opdrachtbevestiging, dan ontstaat discussie over wat precies is overeengekomen.

Wanneer zit je vast aan een offerte?

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding (artikel 6:217 BW). Een offerte is zo'n aanbod; een prijslijst kan dat ook zijn. Aanvaarding kan op verschillende manieren: de klant tekent en retourneert de offerte, mailt 'akkoord', doet een aanbetaling of geeft mondeling akkoord. Mondeling akkoord is geldig, maar moeilijker te bewijzen. Een rechter kan ook stilzwijgende acceptatie aannemen als de klant al met jou samenwerkt op basis van de offerte, bijvoorbeeld via een locatie-inspectie of een gemaakte keuze.

Voorbeeld: je stuurt een offerte voor een dakkapel van € 6.500 excl. btw. Aanvaardt de opdrachtgever die, dan is er een overeenkomst. Een handtekening maakt het duidelijker, maar een schriftelijk akkoord per e-mail heeft dezelfde juridische waarde. Wacht dus niet met een schriftelijke bevestiging: leg vast wat is afgesproken, ook als de klant mondeling of met een betaalde aanbetaling akkoord gaf.

Wat moet er minimaal in een offerte staan?

Een aanbod moet duidelijk en concreet zijn (artikel 6:227 BW). Met een simpele 'ja' moet de opdrachtgever een overeenkomst kunnen sluiten. Zet in de offerte in elk geval: een omschrijving van de werkzaamheden, de prijs daarvoor en de geldigheidsduur van het aanbod. Zonder die drie punten is de offerte niet compleet en ontstaat discussie over wat de klant heeft aanvaard.

Prijs en hoeveelheid zijn voorbeelden van kernbedingen: afspraken die zo essentieel zijn dat de klant daarmee bepaalt of hij met jou in zee gaat. Kernbedingen mogen niet in de algemene voorwaarden staan. Opdrachtspecifieke afspraken horen daarom in de offerte of opdrachtbevestiging. Wil je algemene voorwaarden laten gelden, stuur ze dan mee met de offerte; samen met de offerte vormen ze het aanbod.

Geldigheidsduur, verval en tegenbod

Een aanbod blijft niet onbeperkt geldig. Het vervalt in drie situaties: tijdsverloop, afwijzing en een tegenbod. Staat er een geldigheidsdatum in de offerte, dan vervalt het aanbod automatisch daarna. Voorbeeld: 'Deze offerte is geldig tot en met 31 juli 2025.' Een mondeling aanbod vervalt als het niet onmiddellijk wordt aanvaard. Een schriftelijk aanbod vervalt als het niet binnen een redelijke termijn wordt aanvaard.

Zonder specifieke termijn blijft 'een redelijke termijn' een open norm waarover partijen kunnen discussiëren. Neem daarom altijd een geldigheidstermijn op en bepaal dat die van rechtswege vervalt. Zo voorkom je dat een opdrachtgever maanden later alsnog jouw prijs accepteert, terwijl de bouwkosten inmiddels zijn gestegen. In de rechtspraktijk aanvaardt een tegenbod het oorspronkelijke aanbod niet; het tegenbod is een nieuw aanbod. Onderhandel je verder, dan geldt wat uiteindelijk wordt aanvaard.

De opdrachtbevestiging als sluitstuk

Een apart contract is niet verplicht. Is je offerte voldoende gedetailleerd en stuur je de algemene voorwaarden mee, dan heb je na aanvaarding al een overeenkomst. Kies je voor een opdrachtbevestiging, leg daarin de opdrachtspecifieke afspraken definitief vast: de werkzaamheden, de prijs, wanneer en hoeveel er wordt geleverd, de betaling en eventuele afwijkingen van de algemene voorwaarden.

In de algemene voorwaarden van accountantspraktijk Compagnie.group staat dat afwijkingen van en aanvullingen op die voorwaarden alleen geldig zijn als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen, bijvoorbeeld in een overeenkomst of opdrachtbevestiging. Diezelfde tekst bepaalt dat bij tegenstrijdigheid tussen de algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging de opdrachtbevestiging voorgaat. Dat is een voorbeeld van een clausulespecifieke afspraak, geen algemene wettelijke regel. Wil je van een algemeen voorwaardenartikel afwijken, neem dan een concrete zin op: 'In afwijking van artikel X uit de algemene voorwaarden, komen wij overeen dat [...]'.

Algemene voorwaarden: meenemen of apart bevestigen?

Algemene voorwaarden zijn standaardregels voor meerdere klanten, bijvoorbeeld over levering, betaling en garantie. In een contract of opdrachtbevestiging staan de afspraken met één klant, zoals de prijs en het soort product. Je bent niet verplicht algemene voorwaarden op te stellen. Gebruik je ze wel, laat de klant dan weten dat ze er zijn en geef hem de kans ze vóór de verkoop te lezen. Anders zijn de algemene voorwaarden niet geldig.

Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden algemene voorwaarden te gebruiken, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Bij de Sociaal-Economische Raad (SER) staat een overzicht van branches met standaardvoorwaarden die leden moeten gebruiken. Ondernemersplein noemt ook het deponeren van algemene voorwaarden bij KVK en benadrukt dat je de klant duidelijk en op tijd informeert.

Afspraken die discussie voorkomen

Vaak terugkerende onderwerpen in algemene voorwaarden of opdrachtbevestiging zijn aansprakelijkheid, betalingstermijn, garantie, levering en annulering. Bij aansprakelijkheid geldt: alle aansprakelijkheid uitsluiten mag nooit, maar met voorwaarden kun je je aansprakelijkheid wel verkleinen. Denk aan directe schade (reparatie- of vervangingskosten) en indirecte schade (zoals waterschade bij brand).

Voor consumenten mag je zelf een redelijke betalingstermijn bepalen. Leg ook vast wat er bij annulering gebeurt, welke garantie geldt en wanneer je levert. Maak die afspraken niet alleen algemeen, maar werk ze per opdracht uit in de offerte of opdrachtbevestiging: een afwijkende betalingstermijn, een specifieke garantietermijn of een leverdatum die van de standaard afwijkt, hoort in het document bij deze opdracht.

Normen en kwaliteitseisen in je offerte

NEN-normen zijn niet automatisch wettelijk verplicht. Pas als een wet er dwingend naar verwijst of als de opdrachtgever de norm in het contract opneemt, wordt naleving afdwingbaar. Het Bouwbesluit noemt bijvoorbeeld NEN 1010 voor elektrische veiligheid; wie dat artikel overtreedt, overtreedt feitelijk de wet. Een VvE kan in het bestek opnemen dat een intercominstallatie NEN-EN 50131 moet volgen; wie de klus wil, voldoet dan automatisch aan die norm.

Er zijn ook Europese en wereldwijde varianten: NEN-EN is een Europese norm die in Nederland is overgenomen, NEN-EN-ISO is wereldwijd afgestemd. NPR en NTA zijn praktijkrichtlijnen of voorlopige afspraken. Wil je zekerheid over kwaliteit en aansprakelijkheid, neem de relevante NEN-, NPR- of NTA-eisen dan expliciet op in de offerte of opdrachtbevestiging. Zonder die verwijzing blijft toepassing in de regel vrijwillig, tenzij een wet de norm verplicht stelt.

Checklist: afspraken per document

Offerte: neem de minimale elementen uit de sectie 'Wat moet er minimaal in een offerte staan?' op en stuur de algemene voorwaarden mee als je die wilt laten gelden.

Opdrachtbevestiging: leg de definitieve opdrachtspecifieke afspraken vast, inclusief betaling, garantie, levering, annulering en eventuele afwijkingen van de algemene voorwaarden. Stuur de bevestiging direct na aanvaarding van de offerte en vóór de start van de werkzaamheden.

Algemene voorwaarden: gebruik standaardregels voor al je klanten, zoals levering, betaling, garantie, aansprakelijkheid en annulering. Informeer de klant vóór de verkoop en geef hem de kans de voorwaarden te lezen. Check of je branche algemene voorwaarden verplicht stelt; bij de SER staat een overzicht.