Facturen opstellen volgens de wettelijke eisen: wat moet erop staan?

Factuur opstellen: waarom de juiste gegevens het verschil maken

Een factuur is meer dan een betalingsverzoek. De Belastingdienst stelt eisen aan de gegevens die erop staan. Volgens KVK kunnen zowel jij als je klant geen btw aftrekken als je niet aan die eisen voldoet. Ondernemersplein voegt toe dat slecht genummerde facturen hersteld moeten worden, anders heeft de klant geen recht op btw-aftrek. Een ontbrekend btw-identificatienummer of een niet-uniek factuurnummer raakt dus direct de aangifte van je afnemer.

De factuurplicht geldt niet altijd. Een factuur is verplicht bij levering van goederen of diensten aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals een vereniging of stichting. Aan particulieren is een factuur alleen in bepaalde gevallen verplicht. De Belastingdienst en KVK publiceren de eisen voor je factuur; KVK wijst er ook op dat je klantgegevens verwerkt en dat daarvoor de privacywetgeving (AVG) geldt.

De verplichte gegevens op een Nederlandse factuur

Noem je volledige naam en die van je afnemer. De Belastingdienst schrijft de juridische naam voor. De handelsnaam mag ook, maar alleen als die samen met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij een fiscale eenheid staat doorgaans de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur. Vermeld ook het volledige adres van jezelf en je afnemer: het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet genoeg. Gebruik je de handelsnaam, dan moeten de adresgegevens bij de KVK kloppen.

Verder op de factuur: je btw-identificatienummer met 'NL' ervoor (bij een fiscale eenheid dat van het onderdeel dat de prestatie levert), je KVK-nummer als je bij de KVK staat ingeschreven, de datum van uitreiking en een factuurnummer. Beschrijf de levering: bij goederen welk soort en hoeveel (de Belastingdienst noemt 100 kilo suiker of 25 spijkerbroeken), bij diensten welk soort en de omvang (bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur, of het ophogen van een tuin van 50 m² met 30 cm grond). Noteer de datum van levering of van een vooruitbetaling, en het bedrag exclusief btw. Tot slot het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag. KVK noemt in dezelfde opsomming ook het bedrag inclusief en exclusief btw.

Btw-tarieven, kortingen en eenheidsprijzen correct uitsplitsen

Bij meerdere btw-tarieven of een vrijstelling moet de factuur dat per tarief of vrijstelling tonen. Vermeld per tarief of vrijstelling: de prijs per stuk of eenheid exclusief btw, eventuele kortingen voor zover die niet in die prijs zitten, het toegepaste btw-tarief, de vergoeding (prijs exclusief btw) en het btw-bedrag in euro's. Vermeld ook de eenheidsprijs als die geldt. Losse bedragen per tarief zijn nodig; één totaalbedrag met één btw-percentage voldoet niet als goederen of diensten onder verschillende tarieven vallen.

Bij een vooruitbetaling vermeld je de betaaldatum als die afwijkt van de factuurdatum. Voor een factuur die een eerdere factuur wijzigt (creditfactuur) mag je volgens Ondernemersplein een vereenvoudigde factuur sturen. De bedragen in je administratie moeten aansluiten op je btw-aangifte; de factuur is daarvoor het brondocument. De uitsplitsing per tarief is dus ook voor je eigen controle van belang.

Factuurnummering, versturen en bewaren

Nummer je facturen opeenvolgend, in één of meer reeksen, en gebruik elk factuurnummer maar één keer. Facturen die niet goed genummerd zijn, moet je herstellen; anders heeft je klant geen recht op aftrek van btw. Kies bij meerdere reeksen (bijvoorbeeld per vestiging of per factuursoort) een vaste systematiek en leg die vast, zodat een nummer nooit twee keer voorkomt.

Stuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Je klant betaalt daarna binnen de overeengekomen betalingstermijn. Stuur je helemaal geen factuur, dan kan de vordering verjaren: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is bij verkoop aan zakelijke klanten, 2 jaar bij producten aan particulieren en 5 jaar bij diensten en reizen aan particulieren. Je kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen; de termijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.

Facturen zijn onderdeel van je administratie en je bent wettelijk verplicht ze te bewaren: 7 jaar, en 10 jaar voor facturen over onroerende goederen zoals grond en gebouwen. Met de Belastingdienst kun je kortere bewaartermijnen afspreken, maar dat geldt niet voor de basisgegevens uit je administratie. Facturen mogen op papier of digitaal; zorg dat ze in beide gevallen binnen de bewaartermijn terug te vinden zijn.

Wettelijke bewaartermijnen voor facturen in Nederland

• Kortere termijnen mogelijk met Belastingdienst? — Ja, maar niet voor basisgegevens

Wanneer mag het met minder? De eenvoudige factuur en de KOR

Is het factuurbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Zet daar in ieder geval op: de datum waarop je de factuur verstuurt, je naam en adresgegevens, welke producten of diensten je hebt geleverd en het btw-bedrag (of de gegevens die nodig zijn om dat bedrag te berekenen). Voor een creditfactuur geldt dezelfde versoepeling. De drempel van € 100 ziet op het bedrag inclusief btw; een factuur net daarboven moet dus weer aan alle gewone eisen voldoen.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan hoef je geen factuur op te stellen en hoef je niet aan de factuureisen te voldoen. Zet in dat geval geen btw-percentage en geen btw-bedrag op je factuur of betaalverzoek en vermeld dat je gebruikmaakt van de KOR. Bedrijven ontvangen graag een factuur, maar aan particuliere klanten mag je ook een betaalverzoek via je bank sturen. Zorg dat alle betalingen die je ontvangt duidelijk terug te vinden zijn in je administratie. Hetzelfde 'geen btw op de factuur'-principe geldt als je bent vrijgesteld van btw en dus geen btw aan je klanten hoeft te berekenen.

Vereenvoudigde factuur vs. volledige factuur

Kleineondernemersregeling (KOR): voordelen en beperkingen

4 stappen om een correcte factuur op te stellen

Extra of afwijkende eisen bij buitenlandse zaken en bijzondere regelingen

Zoek je zaken met het buitenland, dan kunnen er juist extra gegevens nodig zijn. Het btw-identificatienummer van je afnemer moet op de factuur staan bij export van goederen naar andere EU-landen en bij bepaalde diensten die daarmee samenhangen, zoals vervoersdiensten. Dat geldt ook bij verlegging. Daarnaast moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is; de Belastingdienst noemt in dat verband de margeregeling (handel in gebruikte goederen), de verleggingsregeling, de btw-vrijstelling en intracommunautaire leveringen van goederen.

Voor sommige branches gelden afwijkende of aanvullende factuureisen: openbaar vervoer, taxivervoer en de horeca. Bij openbaar vervoer en taxi's hoeft er geen factuur te worden uitgereikt. Koop je eten en drinken in de horeca voor gebruik ter plaatse, dan is de btw daarover niet aftrekbaar en hoeft er dus ook geen factuur te worden uitgereikt. Bij benzinebonnen mogen naam en adres van de klant achterwege blijven; voor btw-aftrek geldt dan de voorwaarde dat de naam en het adres van de klant via de betaalwijze te achterhalen zijn, bijvoorbeeld bij betaling met bankpas, creditcard of tankpas. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht.

Checklist voordat je de factuur verstuurt

Loop voor verzending deze punten na. Staan de juridische naam of de bij de KVK geregistreerde handelsnaam, het volledige vestigingsadres (geen postbus alleen), het btw-identificatienummer met 'NL' ervoor en, als je staat ingeschreven, het KVK-nummer erop — van jou én van je afnemer? Kloppen de adresgegevens met de KVK-registratie als je de handelsnaam gebruikt?

Is het factuurnummer uniek en opeenvolgend binnen de gekozen reeks, en is de factuurdatum ingevuld? Staan de leverdatum (of de datum van de vooruitbetaling) en een concrete omschrijving met hoeveelheid of omvang erop? Zijn bij meerdere tarieven of vrijstellingen de eenheidsprijs exclusief btw, eventuele kortingen, het btw-tarief, de vergoeding en het btw-bedrag in euro's per tarief uitgesplitst?

Is de factuur binnen de termijn verstuurd, dat wil zeggen uiterlijk op de 15e dag van de maand na de leveringsmaand? Is het factuurbedrag € 100 of lager inclusief btw, zodat een vereenvoudigde factuur volstaat, of is het juist een creditfactuur? Vallen de goederen of diensten onder de KOR of een vrijstelling, en staan er dan geen btw-percentage en geen btw-bedrag op met de vermelding van de KOR? Is er sprake van export naar een EU-land, verlegging of een bijzondere regeling, waardoor het btw-identificatienummer van de afnemer of een vermelding van de regeling erbij moet? En is de factuur na verzending opgenomen in de administratie, met een bewaartermijn van 7 jaar of 10 jaar bij onroerende goederen?

Checklist: Factuurcontrole voordat je verstuurt