KVK-inschrijving: welke gegevens en documenten heb je nodig?

Snel antwoord: deze gegevens en documenten heb je nodig

Voor je eenmanszaak bereid je de inschrijving online voor met DigiD via KVK.nl. Houd deze gegevens en documenten bij de hand:

Wanneer moet je je eigenlijk inschrijven?

Je moet je inschrijven als je ondernemer bent. Volgens KVK lever je dan goederen of diensten aan anderen om winst te maken. KVK gebruikt drie criteria: je werkt zelfstandig, voor eigen rekening en risico, en je neemt deel aan het economisch verkeer. Voldoe je daaraan, dan is inschrijving in het Handelsregister verplicht.

Daarna bepaalt de Belastingdienst of je ook ondernemer bent voor de omzetbelasting (btw) en de inkomstenbelasting. Die beoordeling staat los van je KVK-inschrijving.

Belangrijke feiten over KVK-inschrijving

• Tijd tot btw-nummer — Binnen 2 weken na startdatum

Bedrijfsnaam en bedrijfsomschrijving

Je bedrijfsnaam moet passen bij wat je bedrijf doet en mag geen verkeerde indruk wekken. Noem je bedrijf niet 'internationaal' als je geen zaken in het buitenland doet. Gebruik geen merknamen of bestaande handelsnamen van anderen. Check de naam met de Naamchecker van KVK en het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) om verwarring te voorkomen.

Cijfers en leestekens zoals + en & mogen, maar let op de uitspreekbaarheid. De Handelsnaamwet beschermt zulke toevoegingen niet; via het merkenrecht kun je proberen je naam vast te leggen.

Naast de naam lever je een korte bedrijfsomschrijving aan: kort wat je gaat doen. Eén eenmanszaak mag meerdere handelsnamen en activiteiten hebben, maar je kunt maximaal één eenmanszaak inschrijven. Wijzig of voeg je later activiteiten toe, dan kan dat gevolgen hebben voor bijvoorbeeld je belastingen of verzekeringen.

Rechtsvorm en UBO-gegevens

Kies vóór de inschrijving je rechtsvorm, bijvoorbeeld eenmanszaak, vof of bv. De rechtsvorm bepaalt of je privé aansprakelijk bent. Bij een eenmanszaak ben je dat wel; je hebt geen notaris en geen startkapitaal nodig. Een bv biedt beperkte aansprakelijkheid tot het bedrag dat je in de bv hebt gestort, maar vraagt meer administratie, kosten en formaliteiten. Een vof is geschikt als je met meerdere personen start.

Afhankelijk van je rechtsvorm moet je de ultimate beneficial owners (UBO's) registreren in het UBO-register. UBO's zijn personen. Zorg dat de documenten waaruit de UBO blijkt bij de notaris liggen vóór het passeren van de akte van oprichting.

Adresgegevens en bewijs van je bezoekadres

Je woonadres in het Handelsregister moet hetzelfde zijn als het adres waarop je bij de gemeente staat ingeschreven. Het Handelsregister is namelijk verbonden met de Basisregistratie Personen.

Wijk je bezoekadres af van je woonadres? Lever dan een van deze bewijsstukken aan: een kopie van het door beide partijen getekende huur-, koop-, service- of pachtcontract, een bewijs dat jij eigenaar bent van het pand, of een toestemmingsverklaring. Die verklaring gebruik je alleen als het om een woning gaat en de eigenaar of bewoner tekent.

Voor een eenmanszaak kun je een postadres laten vastleggen in het Handelsregister als dat anders is dan je woon- en bezoekadres. Dat is bijvoorbeeld relevant als je woon- of bezoekadres niet zichtbaar moet zijn.

DigiD en de afspraak

Bereid de inschrijving van je eenmanszaak online voor via KVK.nl. Log in met DigiD, vul het formulier volledig in en controleer het overzicht met je gegevens. Maak daarna online een afspraak op een KVK-kantoor naar keuze om de inschrijving definitief te maken. Je kiest zelf datum, tijd en locatie; een afspraak kun je maximaal acht weken vooruitplannen. Je krijgt per e-mail een bevestiging.

Voor een eenmanszaak hoef je niet naar de notaris, maar dat mag wel.

Extra documenten bij bijzondere situaties

Word je franchisenemer? Neem dan je getekende franchiseovereenkomst mee naar de afspraak.

Een nieuwe vestiging van je onderneming schrijf je online in.

Na de inschrijving: kosten, Belastingdienst en uittreksel

De inschrijving bij KVK kost € 85,15. KVK geeft je gegevens na inschrijving door aan de Belastingdienst. Je hoeft je onderneming dus niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.

De Belastingdienst bepaalt of je ondernemer bent voor de omzetbelasting. Ben je belastingplichtig, dan ontvang je binnen twee weken na de startdatum van je bedrijf een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id). Deze nummers vind je ook terug op Mijn Belastingdienst Zakelijk, waarop je inlogt met je DigiD of eHerkenningsmiddel. Heb je na twee weken geen reactie, neem dan contact op met de Belastingtelefoon (0800 05 43).

Je kunt direct een Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen als bewijs van inschrijving.