Wat kost het oprichten van een bv en welke verplichtingen krijg je?

Kosten en verplichtingen in één oogopslag

De eenmalige kosten van een bv bestaan vooral uit twee posten. KVK noemt notariskosten van minimaal €500 tot €1.500, en de inschrijving in het Handelsregister kost €85,15. Die inschrijving regel je niet zelf: de notaris schrijft de bv in bij KVK.

Daar staat een doorlopende verplichting tegenover. Ben je directeur en heb je minimaal 5% van de aandelen, dan ben je directeur-grootaandeelhouder (DGA) en moet de bv je minimaal €56.000 per jaar aan salaris betalen. De bv is een rechtspersoon met eigen rechten en plichten: zij moet belasting betalen, zich aan de wet houden en een strakke administratie voeren.

Notaris en KVK-inschrijving: waar betaal je voor?

Een bv richt je op via een notariële akte. De notaris maakt een officieel document, de oprichtingsakte, met daarin de statuten: de regels waaraan directeuren en aandeelhouders zich moeten houden. Volgens KVK kan de oprichting ook digitaal plaatsvinden; notariskantoren verschillen erin of zij dat aanbieden. De notaris schrijft de bv daarna in bij KVK.

De notarisrekening en de KVK-inschrijving zijn twee aparte kostenposten. De inschrijving is verplicht voor iedere ondernemer die goederen of diensten aan anderen levert om winst te maken.

Bij de inschrijving hoef je de bv niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. KVK geeft je gegevens automatisch door; de Belastingdienst bepaalt of je ondernemer bent voor de omzetbelasting. Je ontvangt een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id), brengt btw in rekening, draagt die af en mag de btw die leveranciers jou in rekening brengen in de btw-aangifte aftrekken.

Stappenplan bij oprichting van een bv

Wat de notaris nodig heeft voor de oprichtingsakte

Een notariskantoor vraagt bij een standaard-bv in ieder geval: een kopie van een geldig legitimatiebewijs van alle partijen (paspoort, rijbewijs of Nederlandse identiteitskaart met leesbaar BSN), e-mailadressen en telefoonnummers van alle partijen, de gewenste naam van de bv, de doelomschrijving, het adres van de bv, het bedrag dat op de aandelen wordt gestort en de nominale waarde per aandeel. De notaris wil ook weten of je de akte persoonlijk op kantoor komt ondertekenen en of een bestaande eenmanszaak of vof wordt voortgezet door de bv.

Controleer de gewenste naam vooraf in het Handelsregister van KVK, zodat je geen naam kiest die al in gebruik is.

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) moet de notaris onderzoek doen naar de maatschappelijke wenselijkheid van de transactie en dat schriftelijk in het dossier vastleggen. Concreet: een vragenlijst invullen, sanctielijsten controleren en een beperkt antecedentenonderzoek.

Kom je niet persoonlijk ondertekenen, dan kan een volmacht worden opgesteld waaronder je je handtekening laat legaliseren bij een notariskantoor of gemeentehuis in Nederland.

Verplichtingen die je als bv krijgt

De bv is een rechtspersoon: net als een natuurlijk persoon kan zij eigen rechten en verplichtingen hebben. Door via een bv te ondernemen, draagt de bv de bedrijfsrisico's en de belastingplicht. Daarom moet de bv een strakke administratie voeren. Ontstaan er schulden, dan moet de bv die betalen.

Belasting betalen en je aan de wet houden zijn de kern van de verplichtingen.

De statuten bevatten de regels waaraan directeuren en aandeelhouders zich moeten houden. De aandeelhouders zijn eigenaar van de bv, omdat het geld van de bv in aandelen is verdeeld; de directeuren leiden het bedrijf.

Bestuur, aandelen en het DGA-salaris

Het geld van de bv is verdeeld in aandelen. De aandeelhouders zijn eigenaar van de bv; start je alleen, dan ben je de enige aandeelhouder. Aandelen kun je alleen kopen en verkopen met toestemming van de andere aandeelhouders. Daarom heet het een besloten vennootschap: bij een naamloze vennootschap (nv) kan iedereen aandelen kopen.

Een bv kan een of meer directeuren hebben. Directeuren leiden het bedrijf en kunnen tegelijk aandeelhouder zijn.

Ben je directeur en heb je ook aandelen, dan kan de DGA-regeling gelden. Als je DGA bent, ben je in dienst van de bv en krijg je salaris van de bv.

Minder privérisico, maar niet automatisch zorgeloos

Het belangrijkste voordeel van de bv is dat je privé meestal beschermd bent tegen zakelijke schulden. Schulden die in de bv ontstaan, betaalt de bv; je eigen geld is meestal veilig voor schuldeisers.

Voordelen en risico's van een bv

• Voordelen — Privévermogen is meestal beschermd tegen zakelijke schulden

Checklist voordat je de bv opricht

Bedenk en controleer de bedrijfsnaam. De naam moet passen bij wat je bedrijf doet en mag geen verkeerde indruk wekken; gebruik geen merknamen of bestaande handelsnamen van anderen. Check met de Naamchecker van KVK en het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) of de naam al bestaat en voorkom verwarring. Let op: de Handelsnaamwet beschermt toevoegingen van cijfers en leestekens niet; vastleggen kan via het merkenrecht.

Kies bewust de rechtsvorm. Een eenmanszaak, vof of bv verschillen in aansprakelijkheid en in de belastingen die je moet betalen; gebruik daarvoor de keuzehulp van KVK.

Verzamel de gegevens voor de notaris: een legitimatiebewijs met leesbaar BSN van alle partijen, contactgegevens, de gewenste naam, de doelomschrijving, het adres van de bv, het te storten bedrag op de aandelen en de nominale waarde per aandeel, plus de beantwoording van de WWFT-vragen. Geef aan of je persoonlijk komt ondertekenen of via een volmacht tekent.

Laat de oprichtingsakte met de statuten opstellen en onderteken.

Checklist: Voorbereiding op oprichting van een bv

Vergelijking rechtsvormen: eenmanszaak vs vof vs bv