Administratie opzetten voor je bedrijf: van bon tot btw-aangifte

Waarom administratie opzetten direct loont

Een goede bedrijfsadministratie is wettelijk verplicht en vormt het financiële hart van je bedrijf, of je nu zzp'er of mkb'er bent. Ze laat je inkomsten en uitgaven zien, zodat je op cijfers kunt sturen en op tijd kunt bijsturen.

Ook voor je belastingaangiftes is je administratie de basis. Alles wat je over je bedrijf op papier of digitaal vastlegt, hoort erbij: facturen, bankafschriften, contracten en urenregistratie.

Administratie en boekhouden kun je beter apart houden. Administratie omvat alle bedrijfsgegevens, zoals facturen, voorraadbeheer, personeelsbeheer, contracten en urenregistratie. Boekhouden draait om het financiële deel: inkomsten, uitgaven en belastingen bijhouden. Je kunt dit zelf doen of laten doen.

Basis op orde: KvK, btw-gegevens en zakelijke rekening

Vaak begint je administratie met inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarna beoordeelt de Belastingdienst of je btw-ondernemer bent. Vraag ook een btw-identificatienummer (btw-ID) en een omzetbelastingnummer (ob-nummer) aan bij de Belastingdienst.

Neem een aparte zakelijke betaalrekening voor zakelijke inkomsten en uitgaven. Zet bijvoorbeeld maandelijks een vast bedrag over naar je privérekening. Zo scheid je zakelijk en privé vanaf het begin. Verplicht is een zakelijke bankrekening niet, maar ze geeft overzicht en gemak in je administratie.

KvK-nummer, btw-ID en IBAN zijn essentiële basisgegevens. Houd ze bij de hand bij facturen, aangiftes en contact met je boekhouder.

Stappenplan administratie opzetten voor je bedrijf

1. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK)Verkrijg je KvK-nummer en zorg voor een officiële bedrijfsnaam.
2. Bepaal of je btw-ondernemer bentDe Belastingdienst beoordeelt je activiteit op basis van zelfstandigheid, risico en inkomsten.
3. Aanvragen btw-ID en omzetbelastingnummer (ob-nummer)Nodig voor btw-aangifte en facturering aan klanten.
4. Open een zakelijke bankrekeningScheid zakelijke en privéfinanciën. Gebruik dit voor alle bedrijfsbetalingen.
5. Stel een digitale archiefstructuur opBewaar facturen, bonnen, contracten en overige documenten digitaal met leesbare bestanden.

Voor- en nadelen van het gebruik van een zakelijke bankrekening

Voordelen: Betere overzichtelijkheid, scheiding van privé en zakelijk, vereist voor sommige financiële dienstverleners.
Nadelen: Extra kosten (rekeninghouding), meer administratieve verplichtingen.

Welke bonnen, facturen en afspraken bewaar je?

Alles wat belangrijk is voor je bedrijf hoort bij je administratie, op papier of digitaal. Bewaar in elk geval ontvangen en verzonden facturen, bonnetjes en kassabonnen, bankafschriften van je zakelijke rekening, contracten met opdrachtgevers en leveranciers, contact over zakelijke afspraken, offertes, urenregistratie, reisadministratie (zoals zakelijke kilometers), belastingaangiftes en correspondentie met de Belastingdienst.

Ondernemersplein noemt verder onder meer kasadministratie (met aantekeningen), financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek, tussentijdse controleberekeningen, agenda's en afsprakenboeken, correspondentie zoals brieven en e-mails, en software en databestanden.

Bewaar bij elk bedrag dat van je rekening gaat of komt de bijbehorende bon of factuur. Debiteuren zijn je klanten: zij betalen jou. Crediteuren zijn je leveranciers: jij betaalt hen. Houd van beide de administratie bij.

Wat moet je bewaren in je administratie?

Ontvangen en verzonden facturenAlle facturen die betrekking hebben op zakelijke transacties.
Bonnetjes en kassabonnenVoor elke zakelijke uitgave.
Bankafschriften van zakelijke rekeningMet koppelingsdocumenten voor elk bedrag.
Contracten met opdrachtgevers en leveranciersOnderhandelingen, afspraken en serviceovereenkomsten.
UrenregistratieVoor fiscale voordelen zoals zelfstandigenaftrek.

Van losse bon naar digitaal archief

Facturen, bonnetjes en contracten mag je digitaal bewaren. Doe dat meteen: zo raak je minder snel gegevens kwijt en staat alles op één plek. Alle gegevens in het digitale document moeten goed leesbaar zijn. De bestanden mogen niet worden aangepast.

Koppel bonnen en facturen aan de juiste banktransactie. Bewaar dus bij elk bedrag dat van je rekening gaat of komt de onderliggende bon of factuur. Later kun je zo eenvoudig controleren of je administratie klopt.

Je administratie bewaar je 7 jaar. Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over korter bewaren. In elk geval 7 jaar: administratie over debiteuren en crediteuren, in- en verkoop, grootboek, voorraad en kas.

Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop bewaar je 10 jaar, bijvoorbeeld van je bedrijfspand, opslag en grond. Verkoop je goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen en gebruik je het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Bewaar die gegevens dan ook 10 jaar.

Spreek met de Belastingdienst af hoe je je administratie bewaart: digitaal of op papier. En welke details erin moeten staan, zoals dagstaten of telstroken van de kassa.

Belangrijkste bewaartermijnen voor administratie

Algemene administratie — 7 jaar

Boekhouden kiezen: zelf, software of uitbesteden

Je administratie kun je zelf bijhouden of uitbesteden. Kies een systeem dat bij je past: Excel, een boekhoudprogramma, of samenwerking met een boekhouder of accountant.

Let bij je keuze op de functies die je nodig hebt, zoals facturatie, btw-aangifte, een bankkoppeling en samenwerken met je boekhouder. Automatisering — denk aan een bankkoppeling en bonnetjes direct inboeken — vermindert handmatig werk.

Je bedrijfsadministratie en boekhouding volledig aan een boekhouder uitbesteden kan flink wat voordelen opleveren. Weeg af of je zelf boekhoudt, software gebruikt of het werk uitbesteedt. Er zijn veel boekhoudprogramma's; let vooral op welke functies en samenwerkingsmogelijkheden bij jouw bedrijf passen.

Boekhoudmethode: zelf doen, software of uitbesteden?

Zelf boekhouden: Goed voor kleine ondernemers met eenvoudige administratie; vereist tijd en kennis.
Boekhoudsoftware: Automatiseert facturering, bankkoppeling en btw-aangifte; schaalbaar voor groeiende bedrijven.
Uitbesteden aan boekhouder: Professionele ondersteuning; ideaal voor complexe administratie of veel aangifteverplichtingen.

Facturen, debiteuren en crediteuren beheren

Voor elk bedrijf is het cruciaal dat klanten op tijd betalen. Zet daarom een goed factureringssysteem en debiteurenbeheer op. Debiteurenbeheer loopt van het opstellen en versturen van uitgaande facturen tot het beheren van openstaande betalingen en achterstallige rekeningen.

Naast debiteurenbeheer krijg je te maken met crediteurenbeheer en inkomende facturen. Dat betekent betalingen aan leveranciers en andere crediteuren beheren, zodat je zelf rekeningen op tijd betaalt. Houd bij wie je debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers) zijn.

Controleer altijd of je uitgaande facturen aan de eisen voldoen. Dat voorkomt problemen bij je klant en in je eigen administratie.

Van administratie naar btw-aangifte

De Belastingdienst beoordeelt of je btw-ondernemer bent. De dienst let op: oefen je zelfstandig een bedrijf of beroep uit, het aantal opdrachtgevers, of je op eigen naam handelt, of je ondernemersrisico loopt, of je voor eigen rekening en verantwoordelijkheid werkt, en of je regelmatig inkomsten hebt. Winst of verlies maakt niet uit.

Ben je btw-ondernemer, dan bereken je btw aan je klanten. Het standaardtarief is 21%. Soms geldt 9%, 0% of een vrijstelling. De btw die je van klanten ontvangt, betaal je aan de Belastingdienst. Btw die leveranciers jou voor zakelijke uitgaven in rekening brengen, mag je aftrekken als voorbelasting.

Als btw-ondernemer doe je altijd btw-aangifte. Toch zijn er drie situaties waarin je wel btw-ondernemer bent, maar geen btw-aangifte hoeft te doen: je omzet per jaar is maximaal € 2.200 en je bent niet verplicht je in te schrijven bij KvK (registratiedrempel voor kleine ondernemers); je goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw en er staat geen btw-aangifte voor je klaar in Mijn Belastingdienst Zakelijk; of je gebruikt de kleineondernemersregeling (KOR), met btw-vrijstelling.

Het btw-aangiftetijdvak kan per kwartaal, per maand of per jaar zijn. Starters vinden bij de Belastingdienst informatie over de eerste btw-aangifte. Daar staat ook wanneer je btw-aangifte en betaling binnen moeten zijn.

Van administratie naar btw-aangifte

1. Bepaal of je btw-ondernemer bentVolgens criteria van de Belastingdienst.
2. Bereken btw op uitgaande facturenStandaardtarief 21%, soms 9% of 0%.
3. Aftrekken van btw op inkomende facturenVoorbelasting die je mag aftrekken van jouw btw-aangifte.
4. Maak btw-aangifte voor je aangiftetijdvakPer kwartaal, maand of jaar, afhankelijk van je situatie.
5. Betaal verschuldigde btw aan de BelastingdienstOp tijd, binnen de aangiftestermijn.

Uren bijhouden voor fiscale voordelen

Een urenadministratie is niet verplicht. Wil je fiscale voordelen benutten, dan moet je de Belastingdienst kunnen bewijzen dat je aan de voorwaarden voldoet.

Een goede administratie laat zien of je aan het urencriterium voldoet, bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek. Neem urenregistratie daarom op in je administratie, zodat je je uren later kunt onderbouwen.

Routine: van wekelijkse bon tot periodieke controle

Verwerk bonnen en facturen meteen bij binnenkomst. Bewaar ze direct in je administratie, zodat je niets kwijtraakt. Koppel elke banktransactie aan de juiste bon of factuur. Bij elk bedrag dat van je rekening gaat of komt, hoort een onderliggend document.

Maak regelmatig een tussenstand of controleberekening. Tussentijdse controleberekeningen horen bij je administratie en houden je cijfers actueel. Doe je btw-aangifte op tijd; de Belastingdienst geeft informatie over deadlines en het aangiftetijdvak.

Houd je archief actueel en bewaar volgens de termijnen: in principe 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken en voor het éénloketsysteem. Werk met een vaste cadans: bijvoorbeeld wekelijks bonnen verwerken, maandelijks bankafschriften afletteren en controleren, en per aangiftetijdvak je btw-aangifte voorbereiden.